社員旅行、団体旅行やバス旅行に。社員旅行の幹事さんに向けた必勝ガイド。

幹事を頼まれたら、まず最初に何をするべきですか？

まずは、参加者しそうなメンバーに、自分が幹事になったことをアナウンスすべきでしょう。幹事は旅行がうまく進むためにお手伝いするという役割ですが、一人で全ての計画を立てることはほぼ無理でしょう。
色々な局面で、人の協力を得るためにも、「よろしくお願いします」の意味を込めて通達しておきましょう。
掲示板があれば張り紙などし、社内メールなどがあれば活用しましょう。

場所と人数が分かったら？

まずは問い合わせの上、仮予約をしましょう。観光シーズンは予約が取りづらく、直前の申込だと料金が跳ね上がってしまうことも考えられます。なるべく早く予約をしましょう。

バスと宿は別々に予約するのでしょうか？

通常、貸切バス旅行を手配するときに、一緒に最適な宿をオススメします。特に希望の宿があれば、事前に伝えておくと良いでしょう。

幹事の持ち物は？準備するものは？

周辺の地図つき観光ガイド（本）、参加者の緊急連絡先一覧、周辺施設（警察署・病院など）の電話番号、酔い止めの薬など。バス内のレクリエーションや、宴会の準備も必要でしょう。
余裕があれば応急処置セットの用意もおすすめです。

出発当日の朝、遅刻者がいたらどうすれば良いですか？

通常、遅刻者のことも考えて集合時間は早めに設定しておくべきですが、どうしても大幅に遅れてしまう場合は、電車で現地集合してもらうしかないでしょう。運転手に事情を話して、合流しやすい駅までバスを回してもらうか、最悪は直接宿まで来てもらうしか方法はなさそうです。

大人数なので、費用を安く済ませたいのですが。

社員旅行のピークは10月〜12月前半、春なら5月〜6月。この時期は価格が高くなりますのであえて避けると費用が抑えられます。
もちろん、シーズン中でも貸切バスが安く手配できることもありますので問い合わせてみましょう。

当初の予定よりも、だいぶコースが変わりそうです。

基本的には、コースの変更は早めに連絡を入れれば問題ありませんが、とくに遠方に変更になる場合や、有料道路を通らなくてはいけない場所など、追加料金が発生する場合があります。

行き先は決まっていますが、宿や立ち寄る観光スポットが全く思いつきません。

人数と行き先が分かっていれば、オススメのツアーとしてのプランを紹介できます。例えば「秋の味覚コース」「○○温泉バスツアー2泊3日」のようなツアーでご案内することも可能です。また「長く歩くのは嫌」「ほとんどが女性・年配」など伝えるとコースの提案の際、配慮してもらえます。

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