幹事の動きVol.1
社員旅行・団体旅行の計画から出発まで。
幹事は何をしたら良いの？いつまでに何をしておくべき？
幹事さんのワークフローを説明しましょう。
企画編
社内アナウンス（6ヶ月前）
まずは、会社内に通達メール等で、自分が幹事になったこと、また「希望日時」、「希望行き先」などを募ります。
好き勝手な意見を避けるため、何点か幹事で候補を出しておきましょう。希望を聞いておいて、「予算不足でいけません」と言うだけで不満が出てしまうものです。また、社員数の多い会社の場合、各部課長に代表して意見をまとめて提出してもらうほうが良いでしょう。
旅行の日程・方面・コースを決める。（4ヶ月前）
意見が出揃ったところで、予算・希望数などから考えて「もっとも適切な場所」をチョイスします。宿は幹事が雑誌やインターネットで目星を付けておきます。宿の種類まで、逐一各部に相談していてはなかなかスムーズに進行しないので、宿の選択は幹事に任せ手もらいましょう。日程に関しては、なるべく多くの人数が参加できるように考慮します。
移動手段
人数が多い場合、やはり便利なのがバス旅行。バス1台に収まらなければ2台、3台と増やせばいいわけですし、黙っていても目的地に着くので、特に移動手段に希望が無い場合は、貸切バスを利用するのがオススメです。バス旅行を扱う会社などに問い合わせれば、ぴったりのプランを組んでくれるでしょう。ちなみに、幹事は必ず1号車の前方の席に陣取ります。
参加人数の最終確認・予約確定（3ヶ月前）
最終的な人数が決定し次第、旅行会社・バス会社・宿に正式に予約を申し入れましょう。前金が必要な場合もあります。人気の宿は、休み前日や行楽シーズンは満室になるのが早いので、大人数であれば決まり次第早々に予約しましょう。
イベントを決める（2ヶ月前）
ただ、旅先に移動して宿に泊まるだけでは社員旅行とは言えません。途中の昼食ポイント、観光ポイントに立ち寄ったり、イベントを企画するのも幹事の仕事。あらかじめ、その土地の名物を調べておいたり、バスの中でのイベントなどを画策しておきましょう。
宴会の準備（2週間前）
夜は宴会。旅館・ホテルは宴会場のあるタイプの宿を選択しましょう。お料理とお酒を楽しんだ後は、余興タイム。ビンゴゲーム・カラオケ大会・マジックショーなどなど、これぞ宴会というメニューを取り揃えておきます。もちろん、小道具や商品などの調達も幹事のお仕事です。
出発日
待ち合わせ場所や時間は何度もくり返しアナウンスしましょう。忘れる人や、時間通りに来ない人もいるので、1時間半くらいの余裕を持って集合を掛けます。また、バスの場合は業者に連絡して駐停車しやすい場所を待ち合わせ場所にします。点呼は忘れずに！
